Welches Automatisierungs-Tool passt zu dir? Entscheidungshelfer nach Anwendungsfall

Welches Automatisierungs-Tool zu dir passt, hängt vor allem von deinen Anwendungsfällen, dem Know-how im Team und davon ab, wo deine Daten liegen sollen. Ohne Technik-Know-how starten Make und Zapier am leichtesten, bei Datenhoheit oder sehr vielen Läufen spricht viel für n8n auf dem eigenen Server, und im Microsoft-365-Umfeld lohnt ein Blick auf Power Automate.

Deine Antworten, deine Empfehlung

Beantworte die Fragen, die für dich zählen. Offene Fragen fließen nicht ein.

Wofür willst du automatisieren?

Mehrfachauswahl. Wähle alles, was in den nächsten Monaten ansteht.

Marketing und CRM-Sync Daten, Reports, ETL KI-Agenten und LLMs Interne Prozesse, Formulare E-Commerce Entwickler-Workflows

Wie viel Technik-Know-how hat dein Team?

Gemeint ist Erfahrung mit APIs, JSON, Servern.

Keins Etwas Entwickler vorhanden

Willst du einen Server selbst betreiben?

Ein eigener Server heißt: Updates, Backups und Absicherung machst du.

Nein Ja, wenn es günstiger ist Ja, aus Datenschutzgründen

Wo sollen deine Daten liegen?

Datenhoheit heißt: Die Daten liegen auf einem Server, den du kontrollierst. Keine Rechtsberatung.

Egal EU-Standort gewünscht Volle Datenhoheit nötig

Wie viele Workflow-Läufe im Monat?

Ein Lauf = ein Trigger-Ereignis, z. B. ein neuer Lead oder eine Bestellung.

Unter 1.000 1.000 bis 10.000 10.000 bis 100.000 Über 100.000

Welches Budget pro Monat?

Für das Tool bzw. den Server, ohne deine Arbeitszeit.

Unter 25 € 25 bis 100 € Über 100 €

In welchem Umfeld arbeitet ihr?

Die Office- und Mail-Umgebung des Teams.

Google Workspace Microsoft 365 Gemischt

Wie viel Zeit für Wartung pro Monat?

Updates einspielen, Backups prüfen, Störungen beheben.

Keine Bis 2 Stunden Mehr als 2 Stunden

Regeln Stand 08.11.2026. Preise laut Anbieterseite, Stand 07.11.2026; Anbieter weisen Umsatzsteuer unterschiedlich aus, für Verbraucher kann sie hinzukommen — maßgeblich ist der Endpreis im Checkout. USD-Preise nicht umgerechnet. Die Gewichte sind eine eigene Einstufung; Provisionen spielen keine Rolle. Keine Rechtsberatung.

So entscheiden wir

Jede Antwort vergibt Punkte an die Optionen, für die sie spricht, und zieht Punkte bei denen ab, gegen die sie spricht. Unbeantwortete Fragen zählen nicht. Die Option mit den meisten Punkten steht oben; liegen zwei gleichauf, nennt der Helfer beide und sortiert sie alphabetisch. Ob wir für eine Option eine Provision bekommen, spielt dabei keine Rolle: Provisionen kommen in den Regeln nicht vor, und Nicht-Partner wie Zapier, Hetzner oder Power Automate werden genauso empfohlen, wenn sie passen.

Die Gewichte sind eine eigene Einstufung [E]. Die Fakten dahinter – Datenstandort, Self-Hosting, Code, KI-Funktionen, Free-Tarife – stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 08.11.2026. Preise kommen aus unserer Preisliste vom 07.11.2026. Wie wir allgemein bewerten, steht unter So bewerten wir.

Pflichtanforderungen. Diese Antworten prüft der Helfer vor den Punkten; sie nehmen Optionen ganz aus der Wertung:

• Wo sollen deine Daten liegen? Volle Datenhoheit nötig → n8n Cloud, Make, Zapier, Microsoft Power Automate entfallen: volle Datenhoheit braucht einen eigenen Server, die Daten liegen sonst beim Anbieter.
• Willst du einen Server selbst betreiben? Nein → n8n Self-Hosted entfällt: du willst keinen eigenen Server betreiben.
• Wie viel Technik-Know-how hat dein Team? Keins und Wie viel Zeit für Wartung pro Monat? Keine → n8n Self-Hosted entfällt: ohne Know-how und ohne Wartungszeit nicht betreibbar; Alternative: Managed/Cloud oder ein Dienstleister, der den Server für dich betreibt.

Volle Datenhoheit heißt hier: Die Daten liegen auf einem Server, den du selbst oder ein Dienstleister für dich betreibt. Eine EU-Region beim Anbieter reicht dafür nicht. Schließen deine Antworten alle Optionen aus – etwa volle Datenhoheit, aber kein eigener Server –, gibt der Helfer keine Empfehlung, sondern sagt, welche Antworten sich widersprechen.

Alle Gewichte. So viele Punkte vergibt jede Antwort:

Gewichte je Antwort

	Wirkung auf die Optionen
Wofür willst du automatisieren? Marketing und CRM-Sync	+2 Make: Marketing- und CRM-Abläufe lassen sich visuell ohne Code bauen · +2 Zapier: Abläufe zwischen SaaS-Tools sind der Kern von Zapier, Filter und Formatter kosten keine Tasks; bei Next-Gen-Zaps (ab 01.12.2026) kostet jeder abgeschlossene Lauf mindestens 1 Task, auch ein reiner Filter-Lauf · +1 n8n Cloud: Marketing-Abläufe gehen, der Editor verlangt aber mehr Datenverständnis · +1 n8n Self-Hosted: Marketing-Abläufe gehen, der Editor verlangt aber mehr Datenverständnis · +1 Microsoft Power Automate: Connectoren für Marketing-Tools vorhanden, viele Nicht-Microsoft-Connectoren sind aber Premium (bezahlte Lizenz)
Wofür willst du automatisieren? Daten, Reports, ETL	+2 n8n Cloud: Daten-Jobs: eine Execution je Lauf, egal wie viele Datensätze · +2 n8n Self-Hosted: Daten-Jobs: eine Execution je Lauf, kein Ausführungslimit dokumentiert · +1 Microsoft Power Automate: Daten-Jobs: Lizenz je Nutzer oder Flow, nicht je Datensatz; tägliche Request-Limits je Lizenz · −1 Make: Make zählt jeden Datensatz je Modul als Credit · −1 Zapier: Zapier zählt jede Aktion je Datensatz als Task
Wofür willst du automatisieren? KI-Agenten und LLMs	+2 n8n Cloud: KI-Agent als Node direkt im Workflow, mit Tools, Memory und MCP · +2 n8n Self-Hosted: KI-Agent als Node direkt im Workflow, Modelle frei wählbar · +1 Make: Make AI Agent vorhanden, laut Make noch in der offenen Beta · +1 Zapier: Zapier Agents vorhanden, als eigenes Produkt neben den Zaps · +1 Microsoft Power Automate: KI über AI Builder und Copilot Studio, beide eigene Produkte bzw. Kontingente
Wofür willst du automatisieren? Interne Prozesse, Formulare	+1 Make: Freigaben und Formular-Abläufe ohne Code · +1 Zapier: Formular-Abläufe ohne Code · +1 n8n Cloud: Formular-Trigger und Freigaben per Warte-Schritt · +1 n8n Self-Hosted: Formular-Trigger und Freigaben per Warte-Schritt · +1 Microsoft Power Automate: Desktop-Flows automatisieren auch Windows-Programme ohne Schnittstelle
Wofür willst du automatisieren? E-Commerce	+2 Make: Shop-, Zahlungs- und Versand-Apps lassen sich ohne Code verbinden · +2 Zapier: Shop-, Zahlungs- und Versand-Apps lassen sich ohne Code verbinden · +1 n8n Cloud: Shop-Abläufe gehen, viele Schritte kosten nicht extra · +1 n8n Self-Hosted: Shop-Abläufe gehen, viele Schritte kosten nicht extra · +1 Microsoft Power Automate: Shop-Connectoren vorhanden, viele Nicht-Microsoft-Connectoren sind aber Premium (bezahlte Lizenz)
Wofür willst du automatisieren? Entwickler-Workflows	+1 n8n Self-Hosted: Code-Node (JavaScript, Python), auf dem eigenen Server auch mit eigenen Paketen · +1 n8n Cloud: Code-Node für JavaScript und Python · +1 Make: Make Code auf bezahlten Tarifen, kostet Credits je Sekunde · +1 Zapier: Code-Schritte in Python oder JavaScript · +1 Microsoft Power Automate: Cloud-Flows ohne Code-Schritt; Skripte in Desktop-Flows oder über Azure Functions
Wie viel Technik-Know-how hat dein Team? Keins	+2 Zapier: flachste Lernkurve [E]: lineare Schritt-für-Schritt-Abläufe · +1 Make: ohne Code startbar, Lernkurve mittel [E] · +1 n8n Cloud: ohne Code startbar, Lernkurve mittel [E] · +1 Microsoft Power Automate: ohne Code startbar, Lernkurve mittel [E] · −3 n8n Self-Hosted: eigener Server braucht Linux- und Docker-Kenntnisse
Wie viel Technik-Know-how hat dein Team? Entwickler vorhanden	+2 n8n Self-Hosted: Entwickler im Team können den Server betreiben
Willst du einen Server selbst betreiben? Nein	+1 n8n Cloud: kein eigener Server, n8n betreibt die Plattform · +1 Make: kein eigener Server, Make betreibt die Plattform · +1 Zapier: kein eigener Server, Zapier betreibt die Plattform · +1 Microsoft Power Automate: kein eigener Server, Microsoft betreibt die Plattform
Willst du einen Server selbst betreiben? Ja, wenn es günstiger ist	+2 n8n Self-Hosted: Software kostenlos, du zahlst nur den Server
Willst du einen Server selbst betreiben? Ja, aus Datenschutzgründen	+3 n8n Self-Hosted: Daten bleiben auf deinem Server
Wo sollen deine Daten liegen? EU-Standort gewünscht	+2 n8n Cloud: Daten in der EU, Server in Frankfurt · +2 n8n Self-Hosted: Serverstandort in der EU wählst du selbst · +2 Make: EU-Region wählbar (beim Anlegen der Organisation) · +2 Microsoft Power Automate: Umgebung in Europa oder Deutschland wählbar · −3 Zapier: Zapier speichert in den USA, reine EU-Speicherung gibt es nicht
Wo sollen deine Daten liegen? Volle Datenhoheit nötig	+4 n8n Self-Hosted: volle Datenhoheit gewünscht, nur Self-Hosting hält die Daten bei dir
Wie viele Workflow-Läufe im Monat? 10.000 bis 100.000	+2 n8n Self-Hosted: viele Läufe: kein Ausführungslimit dokumentiert, Kosten hängen am Server · +1 n8n Cloud: viele Läufe: Schritte je Lauf kosten nichts extra · +1 Microsoft Power Automate: viele Läufe: Lizenz je Nutzer oder Flow, Läufe kosten nicht einzeln; Request-Limits je Lizenz · −1 Make: viele Läufe: Credits wachsen mit jedem Schritt · −2 Zapier: viele Läufe: Tasks wachsen mit jeder Aktion, und eine Task kostet in den Tarifen ein Vielfaches eines Make-Credits
Wie viele Workflow-Läufe im Monat? Über 100.000	+3 n8n Self-Hosted: sehr viele Läufe: kein Ausführungslimit dokumentiert · +1 Microsoft Power Automate: sehr viele Läufe: Lizenz je Nutzer oder Flow, Läufe kosten nicht einzeln; Request-Limits je Lizenz · −1 n8n Cloud: Cloud-Tarife enden bei 50.000 Executions, darüber Enterprise auf Anfrage · −1 Make: sehr viele Läufe: Credits wachsen mit jedem Schritt · −3 Zapier: sehr viele Läufe: Tasks wachsen mit jeder Aktion, und eine Task kostet in den Tarifen ein Vielfaches eines Make-Credits
Welches Budget pro Monat? Unter 25 €	+2 n8n Self-Hosted: kleines Budget: Software kostenlos, nur der Server kostet · +1 Make: kleines Budget: Free-Tarif mit mehrstufigen Szenarien · +1 Microsoft Power Automate: kleines Budget: in vielen Microsoft-365-Geschäftslizenzen mit Standard-Connectoren enthalten · −1 Zapier: kleines Budget: Free-Tarif nur mit zweistufigen Zaps, mehrstufige erst ab Professional
In welchem Umfeld arbeitet ihr? Google Workspace	−2 Microsoft Power Automate: Microsoft-Connectoren für Google existieren, die Lizenz lohnt aber vor allem im Microsoft-365-Umfeld
In welchem Umfeld arbeitet ihr? Microsoft 365	+4 Microsoft Power Automate: Microsoft-365-Umfeld: Free-Lizenz für Geschäftskonten, Standard-Connectoren inklusive
In welchem Umfeld arbeitet ihr? Gemischt	+1 Microsoft Power Automate: für den Microsoft-Teil eures Umfelds nutzbar
Wie viel Zeit für Wartung pro Monat? Keine	−4 n8n Self-Hosted: ohne Wartungszeit bleiben Updates und Backups liegen · +1 n8n Cloud: Wartung übernimmt n8n · +1 Make: Wartung übernimmt Make · +1 Zapier: Wartung übernimmt Zapier · +1 Microsoft Power Automate: Wartung übernimmt Microsoft
Wie viel Zeit für Wartung pro Monat? Mehr als 2 Stunden	+1 n8n Self-Hosted: genug Zeit für Updates und Backups

Server-Empfehlung bei n8n Self-Hosted. Ohne viel Technik-Know-how oder mit kleinem Budget schlägt der Helfer Hostinger KVM 2 vor (n8n-Vorlage vorinstalliert, 7,79 € pro Monat bei 24 Monaten Vorauszahlung, also 186,96 € für 24 Monate im Voraus, danach 14,99 €). Sonst Hetzner CPX22 (19,49 € plus 0,50 € für IPv4, Rechenzentren in Deutschland und Finnland). DigitalOcean steht als dritte Möglichkeit daneben. Preise laut Anbieterseite, Stand 07.11.2026; Anbieter weisen Umsatzsteuer unterschiedlich aus, für Verbraucher kann sie hinzukommen — maßgeblich ist der Endpreis im Checkout.

Übergabe an den Kostenrechner. Der Button „Kosten für dein Volumen berechnen“ öffnet den Kostenrechner mit deinem Volumen (Unter 1.000 → 500 Läufe, 1.000 bis 10.000 → 5.000 Läufe, 10.000 bis 100.000 → 50.000 Läufe, Über 100.000 → 200.000 Läufe), deiner Wartungszeit und dem vorgeschlagenen Server. Die übrigen Werte – etwa vier Schritte je Lauf – passt du dort an.

Die Optionen im Vergleich

Fakten je Option

	n8n Cloud	n8n Self-Hosted	Make	Zapier	Microsoft Power Automate
Selbst hosten	Nein. Nein, n8n betreibt den Server. Dieselbe Software gibt es zum Selbsthosten.	Ja. Ja, auf eigener Infrastruktur, on-premises oder in einer privaten Cloud.	Nein. Nein, Make nennt Self-Hosting selbst als nicht angeboten.	Nein. Nein, vollständig von Zapier betriebene Cloud.	Nein. Nein, Cloud-Flows laufen im Microsoft-Rechenzentrum deiner Umgebung; Desktop-Flows laufen lokal unter Windows.
Datenstandort EU	Ja. Daten in der EU, Server in Frankfurt (fester Standort).	Ja. Standort bestimmt dein Server, z. B. Deutschland bei Hetzner, Hostinger oder DigitalOcean.	Ja. Region EU oder US je Organisation wählbar, später nicht änderbar.	Nein. Daten auf AWS-Servern in den USA; reine EU-Speicherung bietet Zapier nicht an.	Ja. Umgebungsregion u. a. Europa oder Deutschland; Wechsel nur per Support-Fall.
Eigener Code	Ja. Code-Node für JavaScript und Python.	Ja. Code-Node für JavaScript und Python.	Ja. Make Code (JavaScript, Python) auf bezahlten Tarifen; kostet Credits je Sekunde Laufzeit.	Ja. Code-Schritte mit Python oder JavaScript.	Ja. Skript-Aktionen in Desktop-Flows: PowerShell, Python, JavaScript, VBScript, C#/VB.NET.
KI-Agenten	Ja. KI-Agenten mit LLM-Anbietern, Tools, Memory und MCP-Servern.	Ja. KI-Agenten wie in der Cloud; Modelle und Daten wählst du selbst.	Ja. Make AI Agent, laut Make in der offenen Beta.	Ja. Zapier Agents, eine Free-Version ist im Free-Tarif enthalten.	Ja. Agenten über Microsoft Copilot Studio, ein eigenes Produkt mit eigener Abrechnung.
Free-Tarif	Nein. Kein dauerhafter Free-Tarif, nur eine Testphase ohne Kreditkarte.	Ja. Community Edition kostenlos, Lizenz nur für interne oder nicht-kommerzielle Zwecke; du zahlst den Server.	Ja. Free-Tarif mit Credit-Kontingent und Grenze bei aktiven Szenarien.	Ja. Free-Tarif mit Task-Kontingent, nur Zwei-Schritt-Zaps.	Ja. Free-Lizenz für Geschäfts- und Schulkonten: Cloud-Flows ohne Teilen, nur Standard-Connectoren. Premium laut Microsoft 15,00 USD je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Stand 08.11.2026).
Lernkurve [E]	Mittel: visueller Editor, aber Datenstrukturen (JSON) muss man verstehen.	Hoch: zusätzlich Server, Docker, Updates und Backups.	Mittel: visueller Szenario-Editor, Router und Iteratoren brauchen Übung.	Niedrig: Schritt-für-Schritt-Assistent, lineare Abläufe.	Mittel: vertraut für Microsoft-365-Teams, Lizenzmodell braucht Einarbeitung.

n8n Cloud

Passt zu dir, wenn du viele Schritte je Workflow brauchst, Daten in der EU liegen sollen und niemand einen Server betreuen will. Eher nicht, wenn du dauerhaft kostenlos starten willst oder mehr als 50.000 Läufe im Monat erwartest. Einstieg: n8n Starter für 20,00 € pro Monat bei Jahreszahlung, also 240,00 € im Jahr (2.500 Executions, Stand 07.11.2026).

n8n Self-Hosted

Passt zu dir, wenn jemand im Team Docker und Linux beherrscht, die Daten auf eigenem Server bleiben sollen oder sehr viele Läufe anfallen. Eher nicht, wenn niemand Zeit für Updates und Backups hat oder du n8n als Dienst an Kunden weiterverkaufen willst (Lizenz). Die Community Edition kostet nichts; du zahlst den Server, etwa Hetzner CPX22 oder Hostinger KVM 2 (Preise im Abschnitt oben).

Make

Passt zu dir, wenn du verzweigte Abläufe visuell bauen willst, ohne Code, und mit überschaubarer Schrittzahl arbeitest. Eher nicht, wenn deine Abläufe viele Datensätze je Lauf verarbeiten oder du selbst hosten musst. Make Free enthält 1.000 Credits und 2 aktive Szenarien; Make Core 10k kostet 11,00 USD pro Monat bei Jahreszahlung, also 132,00 USD im Jahr (Stand 07.11.2026).

Zapier

Passt zu dir, wenn du schnell einfache Abläufe zwischen SaaS-Tools brauchst und der Datenstandort USA für dich in Ordnung ist. Eher nicht, wenn du eine reine EU-Speicherung brauchst oder sehr viele Aktionen je Monat anfallen. Zapier Free enthält 100 Tasks für Zwei-Schritt-Zaps; Zapier Professional 750 kostet 19,99 USD pro Monat bei Jahreszahlung, also 239,88 USD im Jahr (Stand 07.11.2026).

Microsoft Power Automate

Passt zu dir, wenn dein Team in Microsoft 365 arbeitet und vor allem Microsoft-Dienste oder Windows-Programme verbindet. Eher nicht, wenn ihr mit Google Workspace arbeitet oder viele Nicht-Microsoft-Dienste über Premium-Connectoren braucht. Power Automate rechnet der Helfer nicht durch, weil die Kosten an Microsoft-Lizenzen je Nutzer hängen. Free-Lizenz für Geschäfts- und Schulkonten: Cloud-Flows ohne Teilen, nur Standard-Connectoren. Premium laut Microsoft 15,00 USD je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Stand 08.11.2026).

Quellen (abgerufen am 08.11.2026): n8n Cloud: n8n.io/pricing, docs.n8n.io/code/code-node, docs.n8n.io/advanced-ai · n8n Self-Hosted: docs.n8n.io/hosting, docs.n8n.io/code/code-node, docs.n8n.io/advanced-ai, n8n.io/pricing · Make: make.com/blog/best-ai-agent-platforms, help.make.com/organizations, help.make.com/the-make-code-app-is-available, help.make.com/introduction-to-make-ai-agent-new, make.com/en/pricing · Zapier: zapier.com/compare/zapier-vs-n8n, zapier.com/legal/data-privacy, help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496310939021-Use-Python-code-in-Zaps, help.zapier.com/hc/en-us/articles/32337438839565-What-s-included-in-Zapier-s-Free-plan · Microsoft Power Automate: learn.microsoft.com/en-us/power-automate/regions-overview, learn.microsoft.com/en-us/power-automate/desktop-flows/actions-reference/scripting, microsoft.com/en-us/power-platform/products/power-automate/pricing, learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-licensing/types.

Häufige Fragen

Welches Automatisierungstool ist das beste?

Keins für alle. Für einfache Abläufe zwischen Cloud-Tools ohne Technik-Know-how passen Make und Zapier, für viele Schritte oder Daten-Jobs n8n, für Datenhoheit n8n auf eigenem Server und im Microsoft-365-Umfeld Power Automate. Der Entscheidungshelfer oben gewichtet genau diese Punkte nach deinen Antworten.

n8n oder Make – was passt besser?

Unsere Einschätzung [E]: Ohne Code-Kenntnisse ist Make meist schneller startklar, und es gibt einen Free-Tarif. n8n zählt jeden Workflow-Lauf nur einmal, egal wie viele Schritte, und lässt sich selbst hosten. Was günstiger ist, hängt an deinen Zahlen: Bei den Standardwerten des Kostenrechners (1.000 Läufe im Monat, 4 Schritte und ein Datensatz je Lauf, Jahreszahlung) kostet Make 11,00 USD und n8n Cloud 20,00 € im Monat. Mit jedem weiteren Schritt oder Datensatz je Lauf wachsen die Make-Credits, während n8n weiter einen Lauf zählt; ab wann n8n günstiger ist, zeigt der Kostenrechner für dein Volumen.

Zapier oder Make?

Beide sind ohne Code gut nutzbar. Zapier zählt Trigger, Filter und Formatter nicht als Task; bei Next-Gen-Zaps (ab 01.12.2026) kostet jeder abgeschlossene Lauf mindestens 1 Task, auch ein reiner Filter-Lauf (Zapier-Hilfe, abgerufen am 09.11.2026). Bei linearen Abläufen ist Zapier sehr direkt. Make erlaubt die Wahl einer EU-Region und liegt in den drei Beispiel-Szenarien des Kostenrechners beim Preis vorn, weil ein Credit weniger kostet als ein Task.

Welches Automatisierungstool speichert Daten in der EU?

n8n Cloud speichert laut n8n in Frankfurt. Bei Make wählst du beim Anlegen der Organisation die Region EU oder US, später ist sie nicht änderbar. Power Automate läuft in der Region deiner Microsoft-Umgebung, etwa Europa oder Deutschland. Zapier speichert in den USA. Volle Kontrolle hast du nur mit n8n auf eigenem Server. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.

Lohnt sich Power Automate, wenn wir Microsoft 365 haben?

Für Abläufe zwischen Microsoft-Diensten oft ja: Laut Microsoft können Geschäfts- und Schulkonten Cloud-Flows mit Standard-Connectoren ohne Zusatzkosten nutzen. Für Premium-Connectoren und das Teilen von Flows braucht ihr eine kostenpflichtige Lizenz. Verbindet ihr viele Nicht-Microsoft-Dienste, lohnt der Vergleich mit Make, n8n oder Zapier.